Kanskje kjenner du deg igjen i at du forsøker å gjøre unna mest mulig på kortest mulig tid, ofte ved å gjøre flere ting på en gang. Du «multitasker». Et begrep fra datamaskiner som kan kjøre flere prosesser samtidig. Å ha mye å gjøre kan gi deg følelsen av å være effektiv. Men er multitasking det samme som å være effektiv? I motsetning til datamaskiner kan ikke menneskehjernen holde fokus på flere enn én oppgave av gangen. Forskning viser gang på gang at multitasking gjør at du mister konsentrasjon, fokus og energi. Du blir mindre effektiv i arbeidet fordi hjernen må bruke tid på å omstille seg mellom hver oppgave som skal utføres.

Gjør en ting av gangen, og gjør den ferdig før du starter på noe nytt! 

Når var du sist i flytsonen?

Med dyp konsentrasjon, fullt fokus og nærværende i øyeblikket vil du kjenne en tilfredshet og ro i det du foretar deg. Du er i flytsonen. Når du er i denne tilstanden vil du oppdage at det øker kvaliteten på det du gjør, du blir mer kreativ og klarer å løse oppgaver fordi hodet er klart. Du vil oppleve at tiden «står stille», og man kan rett og slett glemme tid og sted. Et tips kan være å sette på en alarm på telefonen om det er noe du skal rekke, slik at du slipper å sjekke klokken mens du arbeider. Blir du avbrutt av tanker som minner deg på noe du må gjøre, skriv det ned på en notatblokk og vend tilbake til «boblen». Når du er ferdig med arbeidet kan du ta en titt på notatblokken og se om dette er noe som må prioriteres før eller etter andre oppgaver du har planlagt. 

Les også En kreativ sparringspartner

Må, skal og burde

Planlegg arbeidsdagen etter hva du MÅ gjøre i prioritert rekkefølge. Deretter kan du se om det du BURDE gjøre er noe som skal gjøres eller om det kan prioriteres bort. Om du lar e-postene i innboksen styre arbeidsdagen din er det mest sannsynlig at du ikke får gjort det du SKAL gjøre. Lag heller en liste over de prioriterte arbeidsoppgavene og følg listen slavisk. Gjør deg ferdig med EN ting av gangen uten å hoppe fra det ene til det andre gjøremålet. Slå også av alle varsler og lukk ned e-postprogrammet slik at den ikke forstyrrer deg i arbeidet. Om du har en tendens til å kikke innom e-post i tide og utide, kan det være smart å ha faste tider du sjekker e-post. Feks en gang på starten av arbeidsdagen (etter du har fått oversikt over hva du MÅ og SKAL gjøre), rett etter lunsj og en time før arbeidsdagens slutt. Da rekker du å besvare og få oversikt over arbeidsoppgavene som skal taes tak i, samtidig som du rydder unna unødvendige avbrytelser.

Lukket dør

Her på huset har vi en intern regel om at en lukket dør betyr «Jeg er opptatt!». Er man så heldig å ha eget kontor kan man rett og slett lukke døren og fokusere på arbeidsoppgaven man skal utføre. De andre kollegaene respekterer den lukkede døren, og må i stedet ta kontakt over e-post eller sms for å få kontakt. Med mindre det er ytterst viktig. Regelen tvinger alle til å planlegge dagen sin, og ikke la seg styre av impulser ved å stadig forstyrre de andre på kontoret. Vi er alle forskjellige personligheter. Noen liker å arbeide stille for seg selv, og finner stor tilfredstillelse i å kunne fordype seg i oppgaven. Da kan det være frustrerende om en impulsiv personlighet til stadighet dukker opp i døren med nye tanker og idéer som mest sannsynlig burde vært filtrert eller bearbeidet før det ble presentert.

Les også Hvorfor trenger alle bedrifter en profilhåndbok?

Mental minimalisme

Du har kanskje hørt om stilarten «minimalisme»? Minimalisme trenger ikke nødvendigvis være at man eier få ting, men at man er bevisst på det man har og at tingene har en verdi eller bestemt funksjon. Mental minimalisme er å være tilstede i det du gjør, og bevisst sette grenser for hva du bruker tiden og fyller sinnet med. Du er selv fri til å forvalte din dyrebare oppmerksomhet og rydde unna forstyrrelser som svekker konsentrasjon og fokus. Rydd plass for og tilrettelegg for å komme i flytsonen. Du vil oppdage at arbeidsdagen blir mindre stressende og at arbeidet blir enda mer givende. Du vil slutte å leve for fredagen, men heller glede deg over hverdagen. Du kan med pur glede sprette opp av sengen mandag morgen og si «YAY! Det er mandag!».